Proses Organisasi

BAB VI

Proses Organisasi

Proses dalam kamus bahasa Indonesia berarti rangkaian suatu tindakan. Sedangkan proses dalam buku organisasi karangan Gibso Invancevich Donnelly adalah berkenaan dengan aktifitas yang memberi kehidupan pada skema organisasi tersebut. Proses organisasi merupakan jiwa bagi struktur organisasi. Jika proses tersebut tidak berjalan dan berfungsi dengan baik, maka masalah yang tidak pernah diharapkan akan timbul dalam sebuah organisasi. Terdapat empat proses yaitu komunikasi, pengambilan keputusan, evaluasi prestasi, sosialisasi dan karir.

Raymond V. Lesikar telah menguraikan 4 faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu :

1. Saluran omunikasi formal
2. Struktur organisasi
3. Spesialisasi jabatan
4. Apa yang disebut lesikar sebagai “pemilikan informasi”

Proses Mempengaruhi

Komunikasi menduduki tempat yang utama karena susunan keluasan dan cakupan organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh tehnik komunikasi. Dari sudut pandang ini komunikasi adalah suatu proses sosial yang mempuyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat. Kelangsungan hidup organisasi berkaitan dengan kemampuan manajemen untuk menerima, menyampaikan, dan meleksanakan komunikasi.

Komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian informasi atau pengiriman kepada penerima informasi. Dengan demikian penerimaan informasi harus memahami isi informasi yang di terimanya, sebaliknya apabila penerimaan informasi tidak memahami informasi yang diberikan oleh pemberi informasi berarti tidak terjadi komunikasi yang effektif yang pada akhirnya dapat menimbulkan suatu konflik. Terdapat tiga elemen pokok yang saling berkaitan setiap terjadinya suatu komunikasi, yaitu sender (sumber berita), message (pesan), dan receiver (penerimaan berita). Apabila salah satunya dari ketiga elemen tersebut tidak ada, maka komunikasi tersebut tidak akan terjadi.

Untuk itu terdapat delapan unsur pokok di dalam proses komunikasi.

1. Pengiriman atau sumber (sender)
2. Enconding
3. Message
4. Chanel
5. Receiver
6. Recoding
7. Noise
8. Feedback

Proses komunikasi umum berisi lima elemen: Komunikator, Pesan, Media, Penerima, dan Umpan balik.

1. Komunikator

Dalam suatu kerangka organisasi, komunikator adalah karyawan dengan ide,maksud, informasi dan suatu tujuan untuk berkomunikasi.

2. Pesan

Tujuan komunikator diekspresikan dalam bentuk pesan baik verbal atau non verbal. Pesan yang tidak disengaja dapat dikirimkan tanpa suara atau tindakan untuk suatu hal tertentu demikian pula keputusan dari tujuan dan sasaran yang tidak bisa diteruskan dan metode yang tidak bisa dipergunakan.

3. Media

Media adalah pembawa pesan, alat dimana pesan dikirim. Dalam organisasi memberikan informasi pada anggota dalam berbagai cara, termaksud komunikasi tatap muka, pembicara melalui telepon, pertemuan kelompok, pesan melalui fax dan lain-lain.

4. Penerimaan Kode

Agar proses komunikasi sempurna, pesan dapat dikodekan, sehingga relevan dengan penerimaan.

5. Umpan Balik

Proses komunikasi satu arah tidak membuka umpan balik penerima terhadap komunikator, meningkatkann potensi distori antara pesan yang dimaksud dan pesan yang diterima.

Proses Pengambilan Keputusan

Keputusan dari seorang pemimpin tidak datang secara tibatiba, tetapi melalui suatu proses. Proses pengambilan keputusan itu berlangsung dengan tahapan sebagai berikut :

1. Menghimpun data melalui pencatatan bahkan mungkin
2. Berupa kegiatan penelitian
3. Melalui analisis data
4. Menetapkan keputusan yang akan ditempuh
5. Mengoperasionalkan keputusan menjadi kegiatan
6. Selama berlangsungnya kegiatan sebagai pelaksana keputusan akan diperoleh data operasional yang baru

Sementara itu tahapan-tahapan dalam proses pengambilan keputusan dapat dikemukakan sebagai berikut :

1. Tetapkan masalah
2. Identifikasi kriteria keputusan
3. Alokasikan bobot pada kriteria
4. Kembangkan alternatif
5. Evaluasi alternative
6. Pilih alternative terbaik

Dalam pengambil keputusan ada dua tipe keputusan:

1. Keputusan Terprogram

Keputusan terprogram adalah prosedur spesifik yang dikembangkan untuk masalah yang rutin dan berulang. Jika situasi yang sering muncul, biasanya prosedur rutin akan dapat disusun untuk menyelesaikannya.

2. Keputusan Tidak Terprogram

Adalah keputusan membutuhkan manajemen masalah yang unik dan kompleks. Keputusan tidak terprogram ini dibuat jika ada hal yang baru dan tidak berstruktur.

Keputusan adalah mekanisme organisasional dengan bentuk

usaha untuk mencapai suatu tujuan yang tertentu. Untuk masalah yang munculnya sering, mengetahui seluruh proses tidak menjadi hal utama. Jika suatu kebijakan telah diputuskan untuk mengatasi masalah seperti itu maka menajer tidak perlu lagi untuk mengmbangkan dan mengevaluasi seluruh altrernatif setiap masalah yang sama muncul kembali.